Eshop –byrokratická stránka

Osobní údaje:

Každý eshop zpracovává nějaké osobní údaje, i kdybyste měli jen osobní odběr, tak budete potřebovat e-mailovou adresu zákazníka a i ta je osobní údaj.

Vzhledem k tomu, že v době, kdy tento text píši, ještě neexistuje ani nástin prováděcí vyhlášky ke GDPR a samotné GDPR je moc obecně napsané, nelze brát níže uvedené body jako, že stačí mít splněné toto a jste v klidu, bohužel záleží na interpretaci úřadů, kterou nelze dopředu předvídat.

Obecně platí, že k osobním údajům mají mít přístup jen ti lidi, kteří je potřebují pro svou činnost, tz uklízečka nemá co vědět, že pan Chlazení udělal objednávku na eshopu, protože to nemá nic společného s její prací. Jednoduše řečeno by všechny dokumenty s osobními údaji měli být zamknuté, neměli by se volně válet po stolech, kde by si je mohl přečíst někdo cizí, věci, které ze zákona je povinné archivovat mít někde v zamčené místnosti, kam budou mít přístup jen pověřené osoby. Co jsou osobní údaje v elektronické podobě, tak by měli být na zaheslovaných zařízeních a v případě, že jsou na sdílených úložištích, tak musí být práva jednotlivých uživatelů nastavena tak, aby k nim přistoupili jen ti, kteří to mají. V případě eshopu jde jednotlivým uživatelům nastavit práva tak, aby se např brigádník starající se o texty zboží nemohl vůbec dostat k objednávkám a zákazníkům.

Na eshopech by měl být separátní dokument (stránka) čistě věnovaná ochraně osobních údajů, doteď se to běžně řešilo v Obchodních podmínkách, ale tomu bude od 25.5.2018 konec. Po právní stránce jak má taková stránka vypadat je potřeba najít, protože u každé firmy probíhá zpracování údajů jinak (externí účetní, dopravci, IT vám může taky spravovat člověk z venku a to už jsou věci, které mohou ovlivnit podobu). Zákazník pak při registraci, resp poskytnutí osobních údajů musí takový dokument odsouhlasit, v případě mého udělení souhlasu vyřešené.

Zákazník má právo stáhnout svůj souhlas se zpracováním osobních údajů (pak údaje zůstávají jen tam, kde je to povinné z hlediska zákona, tz např na fakturách, které máte povinnost archivovat). Tady to soudruzi moc nedomysleli, protože každý uživatel by si měl zálohovat data a jak budete odstraňovat tyto údaje ze záloh. V případě, že držíte zálohy za poslední třeba měsíc a starší se automaticky mažou, víceméně jste v klidu, protože podmínku „práva na zapomenutí“ splníte časem, ti, co to nemají, tak je načase modernizovat způsoby.

Možnost být zapomenut eshop obsahuje.

Pokud máte nějaké souhlasy se zpracováním osobních údajů z minulosti, tak se s platností GDPR stanou neplatnými, pokud nebyly uděleny v souladu s GDPR (tz pokud jste měli tyto věci implementované dopředu, tak platí, v opačném případě je potřeba požádat znovu o souhlas nebo údaje zlikvidovat).

Více info o GDPR – http://gdpr.spir.cz/

Výhodou je, že už není třeba dělat registraci u Úřadu pro ochranu osobních údajů, aspoň trošička byrokracie odpadla.

Obchodní podmínky

Nejdůležitější právní dokument, fakticky smlouva mezi vámi a zákazníkem, tento dokument se nesmí zanedbat spolu s reklamačním řádem. Na internetu najdete spoustu vzorových obchodních podmínek, osobně doporučuji ty od APEK, ale není na škodu je zkonzultovat s právníkem, protože každá chyba se Vám může vymstít (např nezmínění 14 denní lhůty pro vrácení zboží vám způsobí to, že zákazníkovi se toto právo prodlouží o rok 🙂 Nesmíte zapomínat, že v našem státě má zákazník fakticky samá práva a vy samé povinnosti.

Není na škodu připravit pro zákazníky vzorové dokumenty (např odstoupení od smlouvy)

Vzorové obchodní podmínky od APEK (květen 2018)

Fakturace

Naše země má jedny z nejsložitějších daňových zákonů a silně pochybuji, že by se v brzké době něco změnilo. Z toho důvodu doporučuji vždy využívat specializovaný účetní software, eshop je snadno napojitelný na většinu účetních programů, které se nezasekly v minulém století. Ano, eshop zvládne nějakou fakturaci, která je vhodná pro živnostníka neplátce DPH, který uplatňuje daňový paušál (nikdo Vám však nebrání použít ji i když jste plátce DPH, jen si zbytečně komplikujete práci). Při kontrolních hlášeních a jiných povinnostech doporučuji fakturaci řešit pouze přes účetní software, nedostanete se tak do problémů a když si zákazník bude rozmýšlet, že místo bankovního převodu najednou bude chtít zaslat zboží na dobírku, tak úpravu máte v řádech vteřin, kdy v eshopu by toto trvalo dlouhé minuty.

Propojení fakturace a skladů, pokud nemáte komplikovanou strukturu skladů (např účetně máte zboží umístěné na více účetních skladech, nebo máte nějaké souhrnné produkty, výroby apod.) vychází v řádech tisíců jako jednorázová investice a máte klid od starostí, jak udělat kontrolní hlášení, protože v pořádném účetním software je to otázka 3 kliků. Toto řešení ušetří opravdu hodně práce.

Další varianta je ručně přepisovat, u malých objemů se to dá, u nefiremních zákazníků vás fakticky nezajímá na faktuře odběratel a zboží, když máte ceny v účetním programu, je otázka napsat kód a případně kusy, u firem uděláte pár ctrl + C crtl + V navíc na vyplnění fakturačních údajů. Znám i firmy, kde kvůli komplikovanému skladovému účetnictví dělají fakturaci ručně a 30 faktur udělají do 20 minut.

Nebo využijete faktury z eshopu, ale eshop vám udělá jen doklad, žádné statistiky, součty faktur za tento a tento měsíc, výpis firemních zákazníků, kolik odvedete za tento měsíc na DPH, vám neřekne.